Milli Emlak Taşra Birimleri İşlem Yönergesi-14. Kısım-Bütçe, Ödenek, Onarım ve Yatırım İşlemleri

ONDÖRDÜNCÜ KISIM- Bütçe, Ödenek, Onarım ve Yatırım İşlemleri

BİRİNCİ BÖLÜM- Bütçe ve Ödenek İşlemleri

Madde 316- Bütçenin hazırlanması

1) Bütçe hazırlık sürecinde; Bakanlıkça istenilen bilgiler bağlı milli emlak servislerinden de temin edilmek suretiyle defterdarlıkça eksiksiz, doğru ve zamanında gönderilir.

Madde 317- Ödenek ihtiyacının belirlenmesi

(1) İdarece; aşağıdaki hususlar dikkate alınarak ödenek ihtiyaçları belirlenir:

a) Geçmiş dönemlerde gönderilen ödeneklerin kullanım ve tenkis oranları,

b) Gelecek yıla ait planlar ve ödenek ihtiyacı olacak dönemlerin belirlenmesi,

c) İhtiyaçların, bütçe sınıflandırmasına ilişkin rehberlere uygun olması,

ç) Ödenek konusu işlemin Genel Müdürlük görev alanına girmesi.

Madde 318- Ödenek ve ek ödenek talebi

(1) Ödenek talepleri ve ek ödenek talepleri aşağıda belirtildiği şekilde yapılır:

a)Harcama birimleri; yürürlükteki mevzuata ve Bakanlıkça belirlenen ödenek taleplerine ilişkin usul ve esaslara uygun olarak yukarıdaki maddede açıklandığı şekilde tespit edilen ödeneklerin gönderilmesini talep eder.

b) Dağıtımı yapılan tutar dışında veya öngörülemeyen bir ödenek ihtiyacı olduğunda, Bakanlıkça belirlenen ödenek taleplerine ilişkin usul ve esaslara göre açıklayıcı bir yazı ile Bakanlıktan talep edilir.

Madde 319- Harcama işlemleri

(1) Harcama birimi; Bakanlıkça yapılan değerlendirme sonucunda gönderilen ödenekleri, ödenek tutarı çerçevesinde, yürürlükteki mevzuat hükümlerine ve ödeneğin gönderildiği amaca uygun olarak kullanır.

Madde 320- Sorumluluk

(1) Harcama birimleri;

a) Bakanlık görev alanına girmeyen konularda veya Bakanlık bütçesinde yer almayan bir tertipten harcama yapamaz.

b) Gönderilen ödeneğin, ilgili dönemlerde kullanılmasından sorumludur ve arta kalan bir tutarın olması veya kullanılmayacağının anlaşılması halinde tenkisinin sağlanması için Bakanlığa yazılı bilgi verir.

Madde 321- Kullanılmayan, kullanılmayacak olan ödeneklerin tenkisi

(1) Bakanlıkça gönderilen ödeneklerin ilgili dönemlerde kullanılmaması ve konu hakkında herhangi bir yazılı bilgi verilmemesi halinde resen tenkis işlemi yapıldığından; özellikle mal alımına ilişkin harcamaların yılsonuna bırakılmamasına, faturaya bağlı ödemelerin herhangi bir Hazine zararına neden olunmaması açısından zamanında yapılmasına dikkat edilir.

İKİNCİ BÖLÜM- Taşınmaz Onarım Ödenek İşlemleri

Madde 322- Ödenek taleplerinde dikkat edilecek genel hususlar

(1) Taşınmaz onarım ödenek taleplerinde aşağıdaki hususlara dikkat edilir:

a) Bakanlık hizmet binalarının onarımı

1) Hazinenin özel mülkiyetinde veya Devletin hüküm ve tasarrufu altında bulunan taşınmazlardan Bakanlığa tahsisli olanlar ile bunların üzerinde bulunan hizmet binalarının onarımı 2011/6 Sıra Sayılı Genelgeye göre yapılır.2) Bakanlık hizmetlerinde kullanılmak üzere kiralanan binalara ilişkin onarım taleplerinde, Borçlar Kanunun 258 inci maddesi hükmü dikkate alınır. (4/2/2011 tarihli ve 27836 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 11/1/2011 tarihli ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu 1/7/2012 tarihinde yürürlüğe gireceğinden; bu tarihten itibaren yapılacak iş ve işlemlerde 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun 361 inci ve 365 inci maddeleri uygulanacaktır.)3) Eğitim ve dinlenme tesisi, misafirhane kreş, spor tesisi ve benzeri sosyal tesislerin giderlerine merkezi yönetim bütçesinden herhangi bir katkıda bulunulmaması esas olduğundan, ödenek taleplerinde bu hususa uyulur.4) Bütçe kanunlarıyla ayrılan ödeneklerin etkin ve verimli kullanılması esas olduğundan, Bakanlığımız diğer birimlerince kullanılan binalara ilişkin onarım talepleri, bütçelerinde onarım ödenekleri bulunması halinde öncelikle kendi birimlerine gönderilir.

b) Kamu Konutlarının Onarımı

1) Aynı ana yapı içinde Hazine dışında özel mülkiyet bulunması halinde, ana yapının ortak yerlerine ilişkin onarımların 23/6/1965 tarihli ve 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununa göre yönetim kurulunca yaptırılması gerekli olduğundan, bu yapılarda yaptırılacak onarımlardan dolayı Bakanlık payına düşen miktarlara ilişkin talepler, tahsisli bağımsız bölümlerin arsa payları oranında yapılır.

2) 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununa tabi olmayan bir taşınmaz üzerinde bulunan ve Bakanlığımızla birlikte bir veya birden çok kamu kurumu veya kuruluşuna tahsisli kamu konutu binalarının onarım taleplerinde, Kamu Konutları Yönetmeliğinin değişik 35 inci maddesi hükmü gereğince talepte bulunulur.

Madde 323- Ödenek taleplerinin tespitinde dikkat edilecek hususlar

(1) Taşınmaz onarım ödenek taleplerinin hazırlanmasında aşağıdaki hususlara dikkat edilir:

a) Onarılması gerekli binalar, milli emlak taşra birimlerince görevlendirilecek memurlarca yerinde gezilip görülür, aynı mali yıl içinde birden fazla onarım talebinde bulunulmaması için giderilmesi gereken eksiklikler bir bütün olarak belirlenir ve bu doğrultuda ayrıntılı mahal listeleri hazırlanır.

Milli Emlak Kitabı

b) Onarım konusu bina için on yıl içinde gönderilen; on yıldan daha uzun süre geçmesi halinde en son gönderilen ödeneğin yılı, tutarı ve gönderilen ödenekler ile hangi işlerin yaptırıldığına ilişkin liste talep yazısına eklenir.

c) Daha önce, gönderilen ödenekle yapımı uygun görülen imalatların yeniden talep edilmesi zorunluluğunun ortaya çıkması durumunda, önceki ihale Kanuna tabi olarak yapılmışsa, bahsedilen Kanunun 87 nci maddesi, 4734 ve 4735 sayılı Kanunlara tabi olarak yapılmış ise, 4735 sayılı Kanunun 30 uncu maddesi hükümleri dikkate alınarak, daha önce yapılan onarım işinde müteahhit kusuru olup olmadığı İdarece varsa teknik elemanlara yoksa Çevre ve Şehircilik Bakanlığının ilgili taşra teşkilatınca tespit ettirilir.

ç) Onarım ihtiyaçları tespit edilirken aşağıdaki açıklamalara uyulur.

1) Kamu konutlarının onarımlarına ilişkin mevzuat hükümlerine dikkat edilir.

2) Kamu konutlarının onarımına ilişkin taleplerde binanın kaç yıllık olduğu ve onarımı istenilen işin, Bakanlıkça belirlenen kullanım ömrünü doldurup doldurmadığı araştırılarak Onarım Talep Formu (binanın yapım yılı, daire sayıları, imalat kalemleri ve son 5 yılda yapılan onarımlara ilişkin bilgiler eksiksiz olarak doldurulur.) düzenlenir. Bu sürelere uygun olmayan talepler Bakanlığa gönderilmez.

3) Onarım malzemesinin, mümkünse binanın ilk veya bir önceki inşaatında kullanılan malzeme türüne uygunluğu aranır ve değişiklikler buna göre yapılır. Bunun mümkün olmaması ya da malzeme temin edilememesi halinde malzemeler günün koşullarına uygun olarak seçilir.

d) Yapılması istenilen onarımlara ilişkin yaklaşık maliyetin doğru tespit edilebilmesi için İdarenin teknik elemanı olması halinde bu elemanlara, yoksa Çevre ve Şehircilik Bakanlığının ilgili taşra teşkilatına yazı yazılarak, özel ve lüks nitelikli imalatlara yer verilmeden ihtiyaçların tam ve ayrıntılı olarak tespit ettirilmesi ve hazırlanacak mahal listeleri, keşif raporu ile gerekçe raporunun İdareye gönderilmesi istenir. Gerektiğinde piyasa araştırması yapılarak yaklaşık maliyet tespit edilir.

Madde 324- Ödenek taleplerinin Bakanlığa gönderilmesinde dikkat edilecek hususlar

(1) Bakanlığımıza tahsisli hizmet binaları ve lojmanların onarım işleri yukarıda yapılan açıklamalara uygun şekilde yıllık olarak planlanır ve aşağıdaki hususlara uyulur:

a) Mevsim şartları ve ihale süreci dikkate alınarak talepte bulunulması,

b) Olağanüstü durumlar dışında bir bina için aynı mali yıl içinde birden fazla onarım talebinde bulunulmaması,

c) Her bir bina onarımı için ayrı ayrı talepte bulunulması, birden fazla bina için topluca talepte bulunulmaması,

ç) Binada aynı tür onarımlar gerektiğinde tüm daireler için toplu talepte bulunulması, sadece tek daire için talepte bulunulmaması,

d) Daha önce ödenek gönderilmiş ya da yazışma yapılmış ise yazılara ait tarih ve sayı ile dosya numarasının da ilgide belirtilmesi,

e) Kamu konutlarının açık adreslerinin bildirilmesi, özellikle kamu konutu onarım taleplerinde adreslerde isim değişikliği meydana gelmiş ise, bunun açık olarak ifade edilmesi,

f) 634 sayılı Kanuna tabi binaların ortak kullanım alanlarının onarımdan dolayı Hazine payını taleplerinde, tahsis belgesine ilave olarak, apartman kat malikleri ve yönetim kurulu kararlarının, Bakanlığımıza düşen Hazine payının tespit edilebilmesi için kat malikleri arsa payını gösterir listenin onaylı örneklerinin gönderilmesi,

g) Uzun süredir boş kalması nedeniyle onarımına ihtiyaç duyulan kamu konutlarına ilişkin taleplerde, kamu konutuna ait son giriş-çıkış tutanaklarının onaylı örneklerinin gönderilmesi,

ğ) Onarım konusu talep için, daha önce ödenek gönderilmesine rağmen yeniden talep edilmesi zorunluluğunun ortaya çıkması durumunda, daha önce yapılan onarım işinde müteahhit kusuru olup olmadığının tespit edilmesi amacıyla, Çevre ve Şehircilik Bakanlığının ilgili taşra teşkilatı teknik elemanlarınca hazırlanacak gerekçeli rapor ile tespit tutanaklarının onaylı birer örneklerinin gönderilmesi.

Madde 325- Onarım amacıyla tahsis edilen, gönderilen ödeneklerin kullanımı veya iptalleri

(1) Onarım amacıyla tahsis edilen veya gönderilen ödeneklerin kanunlar ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre kullanılmasına dikkat edilir.

(2) Onarımın yapılmasının uygun görüldüğü ve ödeneğin tahsis edildiğine dair Bakanlık yazısı alınmadan ihale işlemlerine başlanılmaz.

(3) Onarım ihaleleri, Bakanlık ihale talimatında yetkili kılınan daire tarafından yapılır, zorunlu hallerde yetki değişikliği için Bakanlıktan izin alınır.

(4) Bakanlıkça tahsis edilen ödenekler, ihale talimatında belirlenen iş dâhilinde kullanılır ve tahsis edilen ödenekle başka bir iş yapılmaz.

(5) Bakanlıkça onarımları uygun görülerek ödenek tahsis edilen binalarda, Bayındırlık ve İskan Bakanlığınca yapılan deprem tespit çalışması varsa Çevre ve Şehircilik Bakanlığının ilgili taşra teşkilatından sorulur ve söz konusu onarımların deprem tespitinden önce yapılmasında sakınca bulunup bulunmadığı hususunda görüşleri istenir.

(6) İşe başlama ve bitiş tarihleri belirlenirken, bu tarihlerin inşaat mevsimi içerisinde olmasına dikkat edilir.

(7) Talep edilen ödenekten daha düşük bir ödeneğin tahsis edilmesi durumunda, yeniden yaklaşık maliyet belirlenir.

(8) Bakanlığın ihale talimatı tarihinden itibaren, ihalenin en geç üç ay içinde yapılarak sözleşme imzalanmaması durumunda Bakanlıkça ödenek tahsisi resen iptal edileceğinden bu süreye dikkat edilir.

(9) İhalenin üç aylık süre içinde yapılamayacağının anlaşılması halinde ise gerekçeleri belirtilerek ek süre için Bakanlıktan izin alınır.

(10) İhalenin tamamen yapılamayacağının anlaşılması halinde gerekçeleri ile birlikte tahsis edilen ödeneğin iptal edilmesi Bakanlıktan talep edilir.

(11) Tekliflerin tahsis edilen ödenekten fazla olması durumunda, gerekçesi belirtilerek Bakanlıktan ek ödenek talep edilir veya ihale iptal edilir.

(12) Bütçenin yıllık olması prensibi uyarınca Bakanlıkça ödenek tahsis edilerek ihale talimatı verilen onarım işleri bütçe yılı içerisinde bitirilir.

(13) Yukarıda belirtilen maddeler talep edilen ödeneğin doğrudan gönderilmesi durumunda da uygulanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM- Taşınmaz Onarım İhale İşlemleri

Madde 326- İhalelerde temel ilkeler

(1) İdare, Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlar ve aşağıdaki hususlara dikkat eder:

a) Aralarında kabul edilebilir doğal bir bağlantı olmadığı sürece mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri bir arada ihale edilmez.

b) Eşik değerlerin altında kalmak amacıyla mal veya hizmet alımları ile yapım işleri kısımlara bölünmez.

c) Bu Kanuna göre yapılacak onarım ihalelerinde açık ihale usulü temel usuldür. Diğer ihale usulleri Kanunda belirtilen özel hallerde kullanılır.

ç) Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılmaz.

d) Kamu İhale Kurulunun uygun görüşü alınmadıkça, 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (f) bendi ve 22 nci maddesinin (d) bendinde yer alan parasal limitler dahilinde yapılacak harcamaların yıllık toplamı, İdarenin bütçesine onarım işleri için konulacak ödeneklerin yüzde onunu aşamaz. İdare, anılan parasal limitler dahilinde gerçekleştirecekleri onarım işleri için ayrılan ve yıllık bütçelerinde belirlenen toplam ödenek miktarını dikkate alır.

e) İlgili mevzuatı gereğince çevresel etki değerlendirme (ÇED) raporu gerekli olan işlerde ihaleye çıkılabilmesi için ÇED olumlu belgesinin alınmış olması zorunludur. Ancak, doğal afetlere bağlı olarak acilen ihale edilecek yapım işlerinde ÇED raporu aranmaz.

f) Ön ilan yapılacak hallerde, mali yılın başlangıcından itibaren mümkün olan en kısa sürede bu ilanın yapılabilmesini teminen işin yaklaşık maliyeti hesaplanır ve ihale onay belgesi düzenlenerek onay alınır.

Madde 327- Teknik şartnamenin hazırlanması

(1) İdare tarafından teknik elemanı varsa elemanlarına yoksa Çevre ve Şehircilik Bakanlığının ilgili taşra teşkilatına yazı yazılarak teknik kriterlerinin ve özelliklerinin belirtildiği teknik ve idari şartname hazırlattırılır.

(2) Teknik şartnamede, düzenlemeler açık bir şekilde yapılır ve onarıma ilişkin yetkili kurum düzenlemeleri var ise bu düzenlemeler de dikkate alınır.

Madde 328- Yaklaşık maliyetin hesaplanması

(1) İdare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce mevzuatta belirlenen usul ve esaslara göre ihale konusu onarımın, KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyeti hesaplanır ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir.

(2) Yaklaşık maliyetin hesaplanmasında kullanılan her tür bilgi ve belgeye hesap cetveli ekinde yer verilir. Değerlendirmeye alınmayan fiyat bildirimleri ile proforma faturaların değerlendirmeye alınmama gerekçeleri de hesap cetvelinde belirtilir.

(3) Eğer ön ilan yayımlanacak ise tahmini miktar esas alınarak yaklaşık maliyet hesaplanır.

(4) Ön ilanın yayımlanması sırasında tahmini miktar esas alınarak hesaplanan yaklaşık maliyet, ihale veya ön yeterlik ilanı öncesi miktar ve diğer hususlar göz önünde bulundurularak yeniden hesaplanır.

(5) Özel imalat süreci gerektiren ihalelerde; varsa İdarenin teknik elemanlarından yoksa İl Çevre ve Şehircilik Müdürlüğünden özel imalata ilişkin analiz raporu ile birlikte işçilik, malzeme ve alımla ilgili bütün hususlar dikkate alınarak yaklaşık maliyetin hesaplanması ve bunlara ilişkin belgelerin gönderilmesi istenir.

(6) İdare yaklaşık maliyetin hesaplanmasında; ihale konusu malın niteliğini, miktarını, teslim süresini, nakliyesini, sigortasını ve diğer özel şartlarını belirterek KDV hariç bu işle iştigal eden firmalardan fiyat bildirilmesini ister. Ancak, İdare, gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında hatalara sebep olabilecek fiyat bildirimlerini ve proforma faturaları değerlendirmeye almaz.

(7) İdare, piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle, aşağıdaki (a), (b) ve (c) bentleri çerçevesinde elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyeti hesaplar.

a) Onarım işinin özelliğine göre kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından fiyat istenerek yaklaşık maliyeti hesaplanır.

b) Gerçek veya tüzel kişilerden de fiyat bildirimi veya proforma fatura istenerek yaklaşık maliyeti hesaplanır.

c) Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfalarında yayımlanan fiyatlar da dikkate alınır.

(8) İhale komisyonu tarafından yaklaşık maliyet teklif fiyatlarıyla birlikte açıklanır. Pazarlık usulü ile yapılan ihalede ise yaklaşık maliyet, son yazılı fiyat teklifleriyle birlikte açıklanır. Bu aşamadan önce yaklaşık maliyet açıklanamaz ve ilan edilemez.

Madde 329- İhale usulleri

(1) İdare tarafından 4734 sayılı Kanunun 18, 19 ve 21 inci maddelerindeki hükümler doğrultusunda, uygulanacak ihale usulü belirlenir. Bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde açık ihale usulü temel usuldür. Diğer ihale usulleri Kanunda belirtilen özel hallerde kullanılabilir. Doğrudan temin usulü dışında kalan bütün ihaleler Elektronik Kamu Alımları Platformu “EKAP” üzerinden yürütülür.

a) Açık ihale usulü

1) Açık ihale usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesini müteakip, idari ve teknik şartname gereklerini karşılayan istekliler ile ihale dokümanında belirtilen şartlar doğrultusunda fiyat üzerinde görüşme yapılarak ihale sonuçlandırılır. Ancak onay belgesi ve idari şartnamede belirtilmesi kaydıyla fiyat üzerinde görüşme yapılmayabilir.

b) Pazarlık Usulü

1) İdare tarafından aşağıda belirtilen durumlarda pazarlık usulü ile ihale yapılır:

a) Açık ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması,

b)Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması,

c) Savunma ve güvenlikle ilgili özel durumların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması,

ç) İhalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması,

d) İhale konusu işin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi,

e) Yaklaşık maliyeti Kamu İhale Kurumunun yılı içerisinde belirlediği miktara kadar ihale yapılması,

(2) Ayrıca (b), (c) ve (e) bentlerinde belirtilen hallerde ilan yapılması zorunlu değildir. İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilerek, yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri istenir.

Madde 330- Doğrudan temin

(1) Aşağıda belirtilen hallerde onarımlar ilân yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın doğrudan temini usulüne başvurularak yapılır:

a) Onarımın, sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından yapılabileceğinin tespit edilmesi,

b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,

c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması,

ç) Kamu İhale Kurumu tarafından her yıl belirlenen miktarı aşmayan ihtiyaçlara ilişkin onarımlar.

(2) İdare; gerektiği takdirde varsa teknik elemanlarından yoksa Çevre ve Şehircilik Bakanlığının ilgili taşra teşkilatından işin teknik özellikleri ile ilgili şartname, mahal listesi (Onarım işinin bünyesindeki imalat kalemlerinin adını ve yapılacağı yerleri gösteren ve yaklaşık maliyetin hazırlanmasına esas teşkil eden liste) gibi bilgi ve belgeleri temin eder.

(3) Yapım gerektiren ve belirli bir süreyi kapsayan işlerde sözleşme düzenlenmesi zorunludur.

(4) İdarece görevlendirilen personel tarafından piyasa araştırması yapılmak suretiyle yaklaşık maliyet hesap cetveli düzenlenir.

(5) Onarıma ilişkin belirlenen ödenek harcama biriminin bütçesinde yoksa veya yeterli değilse Bakanlıktan temin edilir.

(6) İhale yetkilisinden, komisyon oluşturulması veya görevlendirilecek en az bir personel tarafından onarım işleri için piyasa fiyat araştırması yapmak ve yürütmek üzere onay alınır. Yaklaşık maliyet cetveli bu onay belgesine eklenir.

(7) Onay alındıktan sonra, yazılı veya sözlü teklifler alınmak suretiyle yüklenici belirlenir ve araştırma sonucunda düzenlenen piyasa fiyat araştırma tutanağı ihale yetkilisine onaylattırılır.

(8) İş bitiminde İdarece Yönergenin 342 ve 343üncü maddelerinde belirtildiği şekilde işlem yapılır.

(9) Onarımla ilgili yapılan iş ve işlemlerde mevzuatlardan kaynaklanan (fatura, onay, taşınır işlem fişi, piyasa fiyat araştırma tutanağı, standart formlar) zorunluluklar yerine getirilir.

Madde 331- İhale ve ön yeterlik dokümanlarının hazırlanması

(1) İdarece, Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanan standart ihale ve/veya ön yeterlik dokümanı esas alınarak hazırlanır. İhale işlemlerine başlanmadan önce her birim tarafından elektronik kamu alımları platformuna (EKAP) üye olunarak şifre alınır ve EKAP tarafından oluşturulan standart formlar kullanılır.

(2) İhale ve/veya ön yeterlik dokümanının her sayfası onaylanır ve asıl nüshası, ihale işlem dosyasında muhafaza edilir.

(3) İhale ve/veya ön yeterlik dokümanının hazırlanmasında, 4735 sayılı Kanun ile uygulama yönetmelikleri ekinde yer alan tip şartnameler, standart formlar, tip sözleşme ve Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanan diğer mevzuat esas alınır.

(4) İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşur:

a) İdari Şartname/Ön Yeterlik Şartnamesi,

b) Teknik Şartname,

c) Sözleşme Tasarısı,

ç) Standart formlar,

d) İdarece ihale dokümanı kapsamında verilecek diğer belgeler.

(5) İdare, ihale dokümanını, ilan yapılacak hallerde ilk ilan tarihine, davet yapılacak hallerde ise davet tarihine kadar hazırlar.

(6) İhale veya ön yeterlik dokümanında yapılan düzenlemeler birbirine aykırı olamaz.

Madde 332- İhale onayının alınması

(1) İhale konusu işe ilişkin yaklaşık maliyet hesap cetveli, şartnameler, sözleşme tasarısı, teknik şartname ve diğer doküman ihale onay belgesine eklenir ve bu belge ihale yetkilisinin onayına sunulur.

(2) Ön ilan yapılması durumunda bu ilandan önce ihale onay belgesi ihale yetkilisinin onayına sunulur. Bu belgeye sadece yaklaşık maliyet hesap cetvelinin eklenmesi yeterlidir.

(3) İhale veya ön yeterlik ilanı yayımlanmadan önce, yeniden ihale onay belgesi hazırlanarak ihale yetkilisinin onayına sunulur.

(4) Ön ilan, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı yayımlanmadan, ilan yapılmaksızın gerçekleştirilen ihalelerde ise davet yazısı gönderilmeden önce Kamu İhale Kurumunun internet sitesinden ihale kayıt numarası alınır.

(5) İhale kayıt numarası, ön ilan yapılan haller dahil, her ihale için bir kez alınır.

Madde 333- İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları

(1) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dâhil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur.

(2) İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.

(4) İhale komisyonunun İdarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, onarım işlerinde, işin ehli veya uzmanı görevli yok ise Çevre ve Şehircilik Bakanlığının ilgili taşra teşkilatından o işin ehli veya uzmanı gerekli sayıda teknik eleman, teknik ve kontrollük hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla, kurulacak ihale komisyonuna üye olarak istenilmelidir.

(5) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(6) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup, karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

(7) İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(8) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.

Madde 334- İhale ve ön yeterlik ilanı

(1) İhalelere katılacak isteklilere davet niteliğinde olan ilânlarda gerekli bilgilerin edinilmesine olanak sağlamak amacıyla, ihale konusu işi tanımlayacak hususlar ile isteklilerin yeterliğinin tespiti için istenilen belgelere ilişkin bilgiler belirtilir. İlanlarda aşağıdaki hususlara dikkat edilir:

a) İhale dokümanı hazırlanmadan ilân yapılamaz.

b) İlân sürelerinin hesaplanmasında, ilânın yayımlandığı gün dikkate alınır; ihale günü ve son başvuru günü ise dikkate alınmaz.

c) 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen ilân sürelerine uyulmak üzere, ilân yapılmasına kadar geçecek süre de göz önüne alınarak, ilân yapılacak yerlere yeterli süre öncesinde ilân metinlerinin gönderilmesi zorunludur.

ç) İlanların, elektronik araçlar ile hazırlanması ve gönderilmesi halinde, yaklaşık maliyeti eşik değerlere eşit veya bu değerleri aşan ihalelerde ilan süresi yedi gün kısaltılabilir.

d) Kanunda belirtilen usul ve esaslara göre yapılan her ihale için ayrı ilan düzenlenmesi esas olup birden fazla ihalenin bir ilan başlığı altında birleştirilerek yayımlanmaz.

e) İhale dokümanında belirtilmeyen hususlara ilânlarda yer verilemeyeceği hüküm altına alındığından, ihale ilân metinleri, İdarece hazırlanmış olan ihale dokümanı ve ihale konusu işin idari şartnamesi esas alınarak düzenlenir.

f) Kamu İhale Bülteninde (Bülten) veya Kamu Satınalma Platformunda (4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin (1) numaralı alt bendine göre düzenlenen ilanlar) yayımlanacak ilanların Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanan ve internet üzerinden uygulamaya konulan “İlan Hazırlama ve Gönderme Programı” kullanılarak hazırlanır ve internet aracılığı ile bu Kuruma gönderilir.

g) İlanlar haftada en fazla beş iş günü yayımlanır.

Madde 335- İhale ve ön yeterlik dokümanlarının görülmesi ve satın alınması

(1) İdare tarafından hazırlanan ve her sayfası onaylanan ön yeterlik dokümanı ile ihale dokümanının birer örnekleri ön yeterliğe veya ihaleye katılmak isteyenlere, İdarece basım maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek bir bedel üzerinden satılır.

Madde 336- İhale ve ön yeterlik dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması

(1) İlan yapıldıktan sonra ihale ve ön yeterlik dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa aşağıda belirtildiği şekilde işlem yapılır.

a) Değişikliği gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilanlar geçersiz sayılır ve ihale yeniden aynı şekilde ilan edilir.

b) Teklif veya başvuruların hazırlanmasını etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin İdarece tespit edilmesi ya da İdareye yazılı olarak bildirilmesi halinde, zeyilname düzenlenmek suretiyle dokümanda değişiklik yapılır. Yapılan bu değişikliklere ilişkin zeyilname, ihale veya son başvuru tarihinden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde doküman alanların tamamına gönderilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir.

c) Ancak, belirlenen maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde ise ihale sürecine devam edilebilmesi için düzeltme ilanı yapılır.

ç) Yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin veya başvuruların hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale veya son başvuru tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir.

d) Zeyilname düzenlenmesi halinde; tekliflerini vermiş veya başvurularını yapmış olan istekli veya adaylara teklif veya başvurularını geri çekerek, yeniden teklif verme veya başvuru yapma imkanı tanınır.

e) Ön yeterlik başvurusu veya teklif verme aşamasında, ihale veya ön yeterlik dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan hususlarla ilgili olarak, ihale veya son başvuru tarihinden yirmi gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edilir. Bu tarihten sonra yapılacak açıklama talepleri değerlendirmeye alınmaz.

f) Açıklama talebinin İdarece uygun görülmesi halinde yapılacak açıklama, bu tarihe kadar doküman alanların tamamına gönderilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir.

g) İdarenin bu yazılı açıklaması, ihale veya son başvuru tarihinden en az on gün önce tüm istekli olabilecekler, adaylar veya isteklilerin bilgi sahibi olmalarını sağlayacak şekilde yapılır. Açıklamada, sorular ve İdarenin ayrıntılı cevapları yer alır; ancak açıklama talebinde bulunanın kimliği belirtilmez. Yapılan yazılı açıklamalar, açıklama yapıldıktan sonra ihale veya ön yeterlik dokümanı alanlara, bu doküman ile birlikte verilir.

Madde 337- İhale dışı bırakılacak olanlar

(1) İhale komisyonu tarafından, aşağıdaki durumda olan isteklilerin tespit edilmesi halinde ihale dışı bırakılır:

a) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkemece yürütülen, konkordato ilan eden, işini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuata göre benzer durumda olan,

b) İflası ilan edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, borçlarından dolayı mahkeme idaresinde bulunan veya ülkesindeki mevzuata göre benzer bir durumda olan,

c) Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükmü uyarınca, kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu olan,

ç) Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

d) İhaleden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen,

e) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, ihaleyi yapan idareye yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyette bulunduğu idare tarafından ispat edilen,

f) İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan,

g) 4734 sayılı Kanunda belirtilen bilgi/belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen,

ğ) İhaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılan,

h) Yasak fiil veya davranışlarda bulundukları tespit edilen.

Madde 338- İhaleye katılamayacak olanlar

(1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihaleye katılamayacaklarından, bu konuda araştırma yapılır:

a) Geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklı olanlarla TCK kapsamına giren suçlardan veya örgütlü suçlardan veyahut kendi ülkesinde ya da yabancı bir ülkede kamu görevlilerine rüşvet verme suçundan dolayı hükümlü bulunanlar,

b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler,

c) İhale yetkilisi ile bu yetkiye sahip kurul görevlileri,

ç) İhale konusu işle ilgili ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevliler,

d) İhale yetkilisi, bu yetkiye sahip kurul görevlileri ile ihale konusu işle ilgili ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevlilerin; eşleri, üçüncü dereceye kadar kan hısımları, ikinci dereceye kadar kayın hısımları, evlatlıkları ve evlat edinenleri,

e) (c), (ç) ve (d) bendinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri.

(2) Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

Madde 339- Başvuruların veya tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi ile ihalenin karara bağlanması

(1) İhale komisyonu tarafından yaklaşık maliyet, teklif fiyatları ile birlikte, pazarlık usulü ile yapılan ihalede ise son yazılı fiyat teklifleri ile birlikte açıklanır. Teklif zarflarının incelenmesinin ardından, teklif zarfları açılmadan önce yaklaşık maliyet açıklanır. Ancak, isteklilerce sunulan teklif zarflarının hiçbirinin 4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olmadığının anlaşılması halinde yaklaşık maliyet açıklanmaz.

a) Tekliflerin alınması ve açılması

1) İhale komisyonunca idari şartnamede belirtilen ihale saatinde ihaleye başlanır ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur.

2) İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan idarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi veya kaşelenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.

3) Başvuru ya da teklif zarfının 4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olmadığının anlaşılması halinde, söz konusu zarfın ön ve arka yüzünün fotokopisi çekildikten sonra başvuru veya teklif zarfı açılmaksızın iade edilir. Başvuru veya teklif zarfının fotokopisi ise İdare tarafından ihale işlem dosyasında muhafaza edilir.

4) Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

5) İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri ile işin yaklaşık maliyeti açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir.

6) İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığına ilişkin kontrol, her bir belge için ayrı ayrı yapılır ve tutanakta da her bir belge ayrı ayrı gösterilir.

7) İhale komisyonu tarafından başvuru veya teklif zarflarının 4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olup olmadığı incelenecek ve yapılan bu inceleme sonucunda başvuru veya teklif zarfı açılan aday veya isteklilerin doküman satın alıp almadıkları, İdare tarafından düzenlenen ve bir nüshası İdarede bulunan ön yeterlik/ihale dokümanının satın alındığına ilişkin formlardan kontrol edilerek doküman satın almadığı halde başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği anlaşılanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

8) İlk oturumda hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.

b) Tekliflerin değerlendirilmesi

1) Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

2) Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

3) Birim fiyat teklif cetvelindeki çarpım ve toplamlarda hata olması durumunda aritmetik hata olduğu kabul edilir ve teklif doğrudan değerlendirme dışı bırakılır.

c) İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması

1) İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere, ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri İdarece tamamlatılır.

2) Ayrıca,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarında taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarece tamamlatılır.

3) Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, İdarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdarece aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir.

4) İdarece bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilir.

5) Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

6) İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin İdarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, İdarece bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemez ve tamamlatılamaz.

7) Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir.

ç) İsteklilerden tekliflerine açıklık getirilmesinin istenmesi

1) İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirmesinde yararlanmak üzere açık olmayan hususlarla ilgili isteklilerden açıklama ister.

2) Bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında öngörülen kriterlere uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve bu sonucu doğuracak şekilde kullanılamaz.

3) İdarenin yazılı açıklama talebine, istekli tarafından yazılı olarak cevap verilir.

d) Aşırı düşük teklifler

1) İhale komisyonu, verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder.

2) Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden, teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

3) İhale komisyonu tarafından;

a) Onarım işinin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin onarım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen onarım işinin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak, aşırı düşük teklifler değerlendirilir.

4) Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

5) İhale komisyonu tarafından, aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde, sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalara ilişkin olarak Kamu İhale Kurumu tarafından düzenleme yapılmış ise bu düzenlemelerde yer alan kriterler esas alınır.

e) Yaklaşık maliyetin üzerindeki teklifler

1) İhale komisyonu;

a) Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup olmadığını,

b) Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını,

c) Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını,

sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve tahsis edilen veya gönderilen ödenekler de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirler veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar verir.

2) Yaklaşık maliyetin üzerinde olmakla birlikte teklifin kabul edilebilir nitelikte görülmesi halinde İdarenin yeterli ödeneğinin bulunması veya ilgili mali mevzuatı gereği ödenek aktarımının mümkün olması durumlarında teklifler kamu yararı ve hizmet gerekleri de dikkate alınarak kabul edilir. Bu durumda sorumluluk komisyona aittir.

f) Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesi

1) İhale komisyonu kararı üzerine İdare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir.

2) İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez.

3) Bütün teklifler reddedilerek ihalenin iptaline karar verilmesi halinde, tekliflerin reddedilme gerekçelerine de ihale komisyonu kararında yer verilir.

4) İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum, bütün isteklilere gerekçesiyle birlikte derhal bildirilir.

g) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi ve ihalenin karara bağlanması

1) Yapılan değerlendirme sonucunda ihale komisyonu tarafından ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli üzerinde bırakılır.

2) İhale komisyonu, yapacağı değerlendirme sonucunda gerekçeli bir karar alarak (İhale Komisyonu Kararı Standart Form) ihale yetkilisinin onayına sunar.

3) Kararda, ihale komisyonunun çalışmasının başından itibaren yapılan işlemler ile kararın gerekçesi ayrıntılı bir şekilde açıklanır.

4) Karara karşı oy kullanan üye bulunması halinde karşı oyun gerekçesi kararda belirtilir. Teklifi değerlendirme dışı bırakılan istekli bulunuyor ise değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri de belirtilir.

ğ) İhale kararının onaylanması veya iptali

1) İhale kararı ihale yetkilisince onaylanmadan önce, ihale üzerinde bırakılan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı Kamu İhale Kurumundan teyit edilerek buna ilişkin belge ihale kararına eklenir.

2) Yapılan teyit işlemi sonucunda, her iki isteklinin de yasaklı çıkması durumunda ihale iptal edilir.

3) İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.

4) İhale onayı, İhale Komisyonu Kararı Standart Formu kullanılarak veya MEOP un ilgili modülündeki onay belgesi düzenlenerek alınır.

5) İhale; kararın ihale yetkilisince onaylanması halinde geçerlidir.

Madde 340- İhale kararının bildirilmesi, sözleşmenin imzalanması ve kesin teminat alınması

(1) İhale kararının bildirilmesi ve sözleşmenin imzalanması ve kesin teminat alınması işlemleri aşağıdaki şekilde yürütülür:

a) İhale kararının bildirilmesi

1) Kesinleşen ihale kararı Kesinleşen İhale Kararının Bildirilmesi Standart Form kullanılarak isteklilere bildirilir.

2) İhale yetkilisi tarafından ihalenin iptal edilmesi durumunda bu husus İhale İptal Kararlarının Bildirilmesi Formu kullanılarak, bütün başvuruların reddedilmesi sebebi ile ihalenin iptalinde ise Bütün Başvuruların ve Tekliflerin Reddedilmesi Sebebi ile İhalenin İptali Formu kullanılarak bildirilir.

3) İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dâhil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir.

4) İhale; kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.

5) İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün geçmedikçe sözleşme imzalanmaz.

b) Sözleşmeye davet ve imzalanması

1) Sözleşmeye davet, “Üzerine İhale Yapılan İsteklinin Sözleşmeye Davet Edilmesine İlişkin Form Standart Form kullanılarak yapılır.

2) 4734 sayılı Kanunun 41 inci maddesinde belirtilen sürenin bitimini, ön mali kontrol yapılması gereken hallerde ise bu kontrolün tamamlandığı tarihi izleyen günden itibaren üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan istekli sözleşmeye davet edilir. Bu davet yazısında, tebliğ tarihini izleyen on gün içinde yasal yükümlüklerini yerine getirmek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu bildirilir.

3) İsteklinin, bu davet yazısının bildirim tarihini izleyen on gün içinde yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşmeyi imzalaması İdarece sağlanır.

4) Sözleşme imzalandıktan sonra geçici teminat iade edilir.

5) Mücbir sebep halleri dışında ihale üzerinde bırakılan isteklinin, sözleşmeyi imzalamaması durumunda, geçici teminatı gelir kaydedilmesi için ilgili muhasebe birimine yazı yazılır ve hakkında 4734 sayılı Kanunun 58 inci maddesi hükümleri uygulanması için Bakanlığa durum bildirilir.

ç) Kesin teminat

1) İhale üzerinde bırakılan istekliden, sözleşme imzalanmadan önce, ihale bedelinin yüzde altısı oranında kesin teminat alınır.

d) Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine bildirim

1) İhale üzerinde bırakılan istekliyle sözleşmenin imzalanamaması durumunda, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla, bu teklif sahibi istekliyle sözleşme imzalanabilir.

e) İhalenin sözleşmeye bağlanması

1) Sözleşme bedelinin 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) bendinin (1) numaralı alt bendi gereğince Kamu İhale Kurumunca belirlenen tutarı aşması durumunda, bu bedelin onbinde beşi oranındaki tutar, sözleşme imzalamaya davet edilen istekli tarafından sözleşme imzalanmadan önce Kamu İhale Kurumu hesabına yatırılır.

2) Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, ihale sonuç bilgileri sözleşme imzalanmadan önce Kamu İhale Kurumuna gönderilmek suretiyle, sözleşme imzalanacak isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı teyit edilir.

3) İdare tarafından ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olarak hazırlanan sözleşme, ihale yetkilisi ve yüklenici tarafından imzalanır ve sözleşmenin İdarece onaylı bir örneği yükleniciye verilir. Yüklenici tarafından sözleşmenin birden fazla nüsha olarak düzenlenmesi talep edilirse, talep edilen sayı kadar sözleşme nüshası düzenlenir.

4) İhale dokümanında sözleşmenin notere tescil ve onayına yönelik düzenleme yapılmış ise düzenleme çerçevesinde işlem gerçekleştirilir.

5) Yüklenicinin iş ortaklığı veya konsorsiyum olması halinde, hazırlanan sözleşme bütün ortaklar tarafından imzalanır ve sözleşmenin İdarece onaylı birer örneği ortaklara verilir. Ortaklar tarafından sözleşmenin birden fazla nüsha olarak düzenlenmesi talep edilirse, talep edilen sayı kadar sözleşme nüshası düzenlenir.

6) Sözleşmenin imzalanmasına ilişkin her türlü vergi, resim ve harçlar ile diğer sözleşme giderleri yükleniciden tahsil için ilgili muhasebe birimine yazı yazılır.

7) Sözleşme bedelinin 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) bendinin (1) numaralı alt bendi gereğince Kamu İhale Kurumunca belirlenen tutarı aşması durumunda, bu bedelin onbinde beşi (% 005) oranındaki tutar, sözleşme imzalamaya davet edilen istekli tarafından sözleşme imzalanmadan önce Kamu İhale Kurumu hesabına yatırılır.

Madde 341- İhale sonuçlarının bildirilmesi

(1) İhale sözleşmenin taraflarca imzalanmasından sonra hazırlanacak İhale Sonuç Formu en geç onbeş gün içinde Kamu İhale Kurumuna internet üzerinden gönderilir. Sözleşme düzenlenmeyen hallerde de İhale Sonuç Formunun ilgili kısımları yapılan ihalenin özelliğine göre doldurulur.

Madde 342- İhale sonucunda idarece yapılacak işlemler

(1) İdarece sözleşme imzalandıktan sonra yükleniciye tutanakla yer teslimi yapılarak taraflarca tutanak imzalanır.

(2) İhale yapılarak sözleşme imzalandıktan sonra tahsis edilen ödenek bedelinden ihale tutarının gönderilmesi için Bakanlığa yazı yazılarak Yönerge eki “İhale Bedeli Talep Formu” (EK-80) yazıya eklenir.

(3) İhale bedelinin İdareye aktarılması üzerine, işin bitimi beklenip, ilgili yükleniciden onarım işinin bittiğine dair yazı (iş bitirme dilekçesi) alınır.

(4) İşin bitirildiğine dair yazının verilmesi üzerine yetkili teknik ekip işi kontrol eder ve hak ediş düzenlenir.

(5) Hak ediş miktarının sözleşmede belirtildiği şekilde yükleniciye ödenmesi için ödeme emri belgesi düzenlenir ve gerekli belgeler eklenerek ilgili muhasebe birimine gönderilir.

Madde 343- İş artışının olması durumunda yapılacak işlemler

(1) Onarım sırasında öngörülemeyen durumlar nedeniyle bir iş artışının zorunlu olması halinde, sözleşmeye esas proje içinde kalması ve İdareyi külfete sokmaksızın asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması şartlarıyla, anahtar teslimi götürü bedel ihale edilen onarım işlerinde sözleşme bedelinin yüzde onuna, birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilen onarım işleri sözleşmelerinde ise yüzde yirmisine kadar oran dahilinde, süre hariç sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde aynı yükleniciye yaptırılır.

(2) İş artışına gidilecekse mukayeseli keşif yaptırılarak gerekçe raporu ile birlikte Bakanlığa gönderilir ve uygun görüş alınıp ödenek temin edildikten sonra onarım işi yaptırılır.

(3) İşin bu şartlar dahilinde tamamlanamayacağının anlaşılması durumunda ise artış yapılmaksızın hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir. Ancak bu durumda, işin tamamının ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesi sağlanır.

Madde 344- Sözleşme bedelinin yüzde sekseninden daha düşük bedelle tamamlanması

(1) Sözleşme bedelinin yüzde sekseninden daha düşük bedelle tamamlanacağı anlaşılan işlerde, yüklenicinin işi bitirmesi zorunlu olduğundan, yükleniciye yapmış olduğu gerçek giderleri ve yüklenici kârına karşılık olarak, sözleşme bedelinin yüzde sekseni ile sözleşme fiyatlarıyla yaptığı işin tutarı arasındaki bedel farkının yüzde beşi geçici kabul tarihindeki fiyatlar üzerinden ödenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM- Yatırım-İnşaat İşlemleri

Madde 345- Yatırım projesi teklifinde dikkat edilecek hususlar

(1) Yatırım projelerinde aşağıdaki hususlara dikkat edilir:

a) Yatırım projesi tekliflerinde bulunulurken, ülkemizin idari yapısındaki değişiklikler de göz önünde bulundurularak, ihtiyaç gerçekçi nedenlere dayandırılır ve kaynakların daha etkin kullanılması amacıyla gereksiz taleplerde bulunulmaz.

b) Bakanlık hizmet binalarının yapım projelerine ait teklifler gerekçeli rapor ile birlikte, yatırım programı hazırlıklarında değerlendirilmek üzere Haziran ayı sonuna kadar, Bakanlığa yazı ile gönderilir.

Madde 346- Yatırım teklifinde bulunulan projenin yatırım programına alınmasından önce yapılacak işlemler

(1) Yatırım programına alınması teklif edilen projelerin arsaları, programa alınmadan önce temin edilir ve programa alındığı yıl itibari ile ihale edilerek başlanmasına imkan verecek şekilde aşağıda belirtilen niteliklerde olmasına dikkat edilir:

a) Uygun olması durumunda mülkiyeti Hazineye ait arsalara öncelik verilir.

b) Arsanın il/ilçe merkezinde veya gelişme durumuna göre merkezi sayılabilecek bölgesinde olmasına dikkat edilir.

c) Arazi veya arsa, imar planında “resmi kurum alanı” olarak ayrılmış olmalıdır. “resmi kurum alanı” olarak ayrılmamışsa imar planında gerekli değişikliklerin yapılması sağlanır.

ç) Bağış yoluyla temin edilecek arazi veya arsalarda, bağış işlemlerinin düzenlendiği Millî Emlak Genel Tebliği hükümlerine uyulur.

d) Maliyet artışına sebebiyet verilmemesi ve arsa değişikliklerine gidilmemesi için temin edilecek arsanın veya arazinin Çevre ve Şehircilik Bakanlığınca belirlenen kriterler çerçevesinde, aşağıdaki hususların bu Bakanlığın ilgili taşra teşkilatı vasıtası ile belirlenmesi sağlanır:

1) Dere yataklarında olmaması ve su baskınına maruz kalmaması,

2) Heyelan ve bataklık bölgesinde bulunmaması,

3) Eğiminin yüzde beşi geçmemesine dikkat edilmesi,

4) Zemin sual fişinin hazırlattırılarak yeraltı suyunun tespit edilmesi ve buna göre projenin uygulanması için arsanın uygun olup olmadığının araştırılması,

5) Arsada projenin uygulanmasına mani olacak şekilde, enerji nakil hattı, dere, korunması gereken bina, ağaç bulunup bulunmadığının tetkik edilmesi,

6) İmar planında seçilen arsanın amacına uygun şekilde yeterli alana sahip olması.

Madde 347- Arsa veya arazi temininden sonra Bakanlığa gönderilecek belgeler

(1) Yatırım programına alınması istenilen projelerle ilgili talep yazılarına aşağıdaki belgeler temin edilerek eklenir:

a) Hazineye ait taşınmazın şerh ve beyanlarını da gösteren son tapu örneği (ilgili tapu müdürlüğünden yazı ile istenir),

b)1/1000 ölçekli uygulama imar planının, resmi kurum alanını gösteren ilgili imar paftası orijinal kopyası (iki adet) ve son bir yıl içerisinde tasdik edilmiş imar durumu belgesi (kat sayısı, inşaat yaklaşma mesafeleri, TAKS, KAKS ve diğer yapılaşma koşullarını gösteren (ilgili belediye başkanlığından yazı ile istenir),

c) Resmi kurum alanı olarak ayrılan parsele ait kadastral çapı (kadastro müdürlüğünden yazı ile istenir),

d) Hizmet binası içinde yer alacak birimlerin, mevcut ve geleceğe yönelik gelişme eğilimi de göz önünde bulundurularak düzenlenecek ve defterdar tarafından onaylı, birim adını, oda sayısını, kullanım amacını, her odada görev yapacak kişi sayısını gösteren ayrıntılı ön ihtiyaç programı,

e) Taşınmazın Bakanlık adına alınan tahsis kararı.

Madde 348- Yatırım programında yer alan projelere ait bilgi ve belgelerin gönderilmesi

(1) İlgili yıl yatırım programına alınan her bir proje için defterdarlıkça, yatırımların uygulama durumları, etkinliğin artırılmasına ve karşılaşılan güçlüklerin giderilmesine yönelik görüşleri de eklenmek suretiyle hazırlanacak yıllık raporlar ve yıl içerisinde ödenen son hakedişe ait kapak sayfalarının onaylı örnekleri izleyen yılın ocak ayı içerisinde Çevre ve Şehircilik Bakanlığın ilgili taşra teşkilatından yazı ile istenerek Bakanlığa gönderilir.

Makalemizi paylaşır mısınız?
Suat Şimşek, Daire Başkanı (Milli Emlak Genel Müdürlüğü) hakkında 2699 makale
Daire Başkanı (Milli Emlak Genel Müdürlüğü), Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Müfettişi, (önceden) Milli Emlak Kontrolörü

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.